Les entreprises font souvent face à un problème majeur qui est la gestion et l’archivage des données. En effet, les documents qui circulent sont nombreux et pour certains, la matérialisation sur papier reste indispensable. Néanmoins, au fil des années et si la société prospère, ces documents tendent à s’accumuler. C’est pourquoi, la gestion électronique des données est indispensable. Toutefois, un autre problème persiste. La saisie de ces données est une tâche chronophage et selon la qualité et l’état des documents, elle peut s’avérer difficile. C’est là qu’un centre de saisie prend toute son essence.
Que fait un centre de saisie pour votre entreprise ?
Une agence de saisie est une entreprise qui œuvre dans la transcription numérique des données que vous avez en votre possession. Il peut s’agir de documents papier ou de documents en version électronique. Pour ce dernier cas de figure, le dactylocodeur est chargé d’effectuer le tri et l’organisation des données ou des informations qui lui sont confiées. Ainsi, une agence qui œuvre dans la numérisation de données collabore avec des opérateurs de saisie professionnels et expérimentés.
La principale mission d’un centre de saisie consiste donc à établir une base de données facile à manipuler pour son client. Cela, dans l’objectif de simplifier leur analyse et de veiller à l’exactitude des résultats. Dans cette perspective, l’opérateur backoffice web ou opérateur de saisie aura trois missions principales. A savoir : collecter, saisir et intégrer les données que son client met à sa disposition. Elles concernent tous les documents administratifs comme : les factures, les devis, les bons de livraison, les commandes, les annuaires, etc.
La mission de saisie de données est donc indispensable pour gérer efficacement vos « paperasses ». Suita à cela, un énorme gain de temps sera opéré dans la recherche de vos documents. Si vous souhaitez procéder à la numérisation de vos documents, vous n’êtes pas obligé d’engager un centre de saisie à temps plein. En effet, vous pouvez faire appel à ce service pour un travail ponctuel, donc en externalisation. En plus, il n’est pas difficile de trouver un gestionnaire de données en freelance.
Quelles sont les compétences d’un opérateur de saisie ?
Bien que le métier d’opérateur de saisie ne soit pas très difficile, il demande tout de même un minimum de savoir-faire et de compétence. Ainsi, certaines agences exigent un diplôme avant d’engager un opérateur. Notamment, si ce dernier est appelé à traiter des informations d’importances capitales comme des données comptables. Ainsi, un opérateur de saisie peut être titulaire d’un diplôme de comptabilité et de gestion, de comptabilité générale ou un diplôme de comptabilité et de gestion en alternance à distance.
Par ailleurs, l’intérêt d’externaliser la tâche de saisie et d’intégration de données réside dans le fait que c’est un travail chronophage. Toutefois, un opérateur de saisie dispose des compétences pour le rendre moins pesant et le finir rapidement. Afin de parvenir à ce résultat, l’opérateur de saisie doit disposer de compétence en dactylographie et une vitesse de frappe inconstestable. C’est là tout l’intérêt de s’adresser à un centre de saisie expérimenté.
D’autres compétences viennent consolider ces premières. Il s’agit notamment d’une capacité à manipuler les outils bureautiques de base : Microsoft Word et Excel. Par ailleurs, ce professionnel doit savoir manipuler les tableurs pour le traitement des textes qu’on lui confie. Notez qu’en France, un opérateur de saisie est au moins titulaire d’un bac pro gestion-administration ou d’un bac STMG. Ceci est dû au fait que le métier d’opérateur de saisie est une branche du secrétariat !
Comment trouver un centre de saisie expérimenté ?
En 2022, les entreprises ont besoin de plus en plus d’opérateurs de saisie. La multiplication des données en leur disposition rend le travail de l’opérateur de numérisation de documents essentiel. Cependant, même s’il est incontournable dans l’organisation de vos documents, ne négligez pas les étapes à suivre avant d’engager un spécialiste. Tout d’abord, une étape de vérification ou de renseignement est indispensable. Pour ce faire, pensez à demander des références client. Si possible, contactez quelques-uns d’entre eux pour vous faire une idée sur le sérieux du centre de saisie.
Bien évidemment, au préalable, vous devez choisir un prestataire parmi les différentes entreprises éligibles. Ainsi, vous aurez à comparer les offres de chaque centre de saisie et à s’adresser au meilleur. D’ailleurs, en règle générale, le coût d’une externalisation de saisie de données n’est pas très élevé. Néanmoins, tout dépend de l’importance des documents à saisir. Aussi bien en terme de quantité que d’exactitude. Enfin, il est bon de fournir un cahier de charge à votre agent ou l’agence que vous avez contacté. Ceci, dans le but de guider le professionnel pour atteindre le résultat escompté !
